A grande vantagem em se utilizar a opção de Multiempresas é o compartilhamento de cadastros entre os vários CNPJs existentes de uma mesma organização. Dentro do Fácil123, a configuração de multiempresa é feita através de uma Organização. A Organizaçã
Multiempresa e seus benefícios
- Cadastro unificado de pessoas e produtos: Não precisa mais ficar cadastrando clientes e/ou produtos em um CNPJ e em outro CNPJ. Cadastrou uma vez e pronto.
- Facilidade de navegação entre os CNPJs: não precisa mais ficar saindo e entrando no sistema. É só trocar licenciado.
- Automação de Duplicar venda entre os CNPJs: Com o Multiempresa é possível criarmos Automação para duplicar vendas entre empresas, quando necessário.
- Consulta de estoque: É possível ver o estoque de todas as empresas em um único lugar. Sem precisar trocar de licenciado.
- Transferência de estoque: é possível transferir estoques só de forma interna, para eventuais ajustes.
- Relatórios personalizados: os relatórios personalizados passam a permitir uma visão unificada dos dados de todas as empresas da organização.
Compartilhando cadastros
Com o Multiempresas é possível compartilhar cadastros. Alguns permanecem como sendo da empresa, de um único CNPJ, sem compartilhamento. Alguns cadastros serão compartilhados.Esses são os cadastros compartilhados. - Pessoas
- Produtos
- Vendedores
- Último código do produto
- Família de Produtos
- Tabela de Preços
- Campos personalizados
- Usuários
- Contatos
- Grupo de tributos padrão
- Códigos dos produtos nas plataformas e-commerce
Os cadastros compartilhados estarão disponíveis em todos os licenciados que estiverem sob a mesma organização.
Exemplo: ao cadastrar vendedor na empresa A, ele estará disponível para uso em todas as demais empresas do grupo.
Não é sincronização de dados, é um único banco de dados que é compartilhado entre as empresas da mesma organização.
Alguns cadastros e funcionalidades possuem restrições de acordo com o plano contratado.
A quantidade limite dos campos personalizados e dos usuários é a soma dos planos de cada licenciado da organização.
Então, se em uma organização um licenciado possui o direito a 3 usuários e o outro licenciado possui o direito a 10, ao todo 13 usuários poderão ser cadastrados – não importando se eles estarão sendo utilizados em um só licenciado ou nos dois.
Tributação no Multiempresa
Apesar de produtos serem sempre compartilhados, a tributação será totalmente individual entre os CNPJs.
O cuidado a ser tomado é com o cadastro de tipo do item. Este é compartilhado entre todas as empresas da Multiempresa. Portanto, caso em uma empresa o tipo do item deva ser “mercadoria para revenda” e em outra empresa deva ser “produto acabado”, não é recomendado utilizar o Multiempresa.
Estoques e Lotes
O cadastro dos produtos é compartilhado. Porém os estoques são totalmente independentes entre as empresas.
O mesmo ocorre com os lotes. O lote e sua validade é compartilhado entre os CNPJs. Mas a quantidade cada licenciado poderá ter a sua individual.
Exemplo: o lote XYZ vence em 12/10/2024 em todos os licenciados da organização. Mas, ele pode estar distribuído com 10 unidades no licenciado 1 e 3 unidades no licenciado 2.
Ficha Técnica
A ficha técnica do produto acompanhará o cadastro do produto. Ela é armazenada junto ao cadastro do produto e compartilhada entre os licenciados.
Automações
Quando um objeto é alterado (venda, transação financeira, produção ou pessoa), o sistema procurará cada automação disponível para este objeto no seu licenciado e tentará inscrevê-lo.
Alguns cadastros são pertencentes ao CNPJ, outros são pertencentes à organização.
Portanto as automações irá analisar o objeto (venda, transação financeira, produção ou pessoa) e verificar se ele pertence à uma organização ou à um licenciado.
Caso o objeto pertença à uma organização, o sistema tentará inscrever nas automações dos licenciados da organização.
Se o objeto pertencer à um CNPJ, o sistema tentará inscrever o objeto somente nas automações do licenciado em específico.
Plataformas de vendas e multilicenciados
A gestão de plataforma de vendas merece um tópico exclusivo, para tratar as particularidades.
Uma de plataforma de vendas pertence ao licenciado. Isso significa que você deve estar logado no licenciado correto para poder interagir com este cadastro.
O mesmo vale para as vendas. As vendas de uma plataforma de vendas cairão no licenciado em que a plataforma está configurada. Sendo assim, se você tiver dois licenciados, sendo que cada qual possui uma plataforma de vendas, você terá que entrar em cada um para receber seus pedidos.
Já o cadastramento do código do produto em cada plataforma de vendas é global. Através do cadastro de produtos, é possível acessar a opção “Plataforma de vendas”.
O Fácil123 irá listar as plataformas de todos os licenciados da organização. Diferente do que ocorre com o cadastro da plataforma e as vendas de cada CNPJ, que têm a visão sempre por CNPJ, no momento do cadastro do produto, a pessoa que está efetuando o cadastro já está fazendo isso para todos os licenciados de uma só vez. Portanto, o cadastramento dos códigos das plataformas em todos os cadastros é compartilhado.
Último código do produto
A sugestão de códigos para os produtos, assim como o cadastro de todos eles, será feito para todas as empresas do grupo.
Fichas técnicas
A ficha técnica não é compartilhada entre as empresas da organização. Portando, caso haja a necessidade de fazer produção em ambos os CNPJs, será necessário cadastrar as fichas técnicas em cada empresa.
Grupo de tributos padrão
No Fácil123 é possível informar um grupo de tributos padrão para o licenciado. Com isso, ao invés de definir o grupo em cada produto, basta colocar nesta configuração global.
No multiempresa, ao configurar um grupo de tributos padrão, o mesmo valerá para todos os licenciados da organização. Caso não seja o caso, será necessário informar produto a produto.